研究の概要

誰しもがほぼ毎日のように参加するものなに会議のイメージとして下記が多くあげられます。

• 時間が取られる
• 予定通り進まない
• 場所やツールの手配が大変
• 発言しづらい
• 会議のためにわざわざ出社している

なぜこんなネガティブな意見が多いのでしょうか？このようなネガティブな原因を改善すれば効率的で充実した会議が実現できるかもしれません。

ビジネスパーソンなら誰しもが共通して参加をする「会議」より多くの人に良い影響を与えることができる「間づくられた会議」の実現のために、まずはCOMANYの組織の中でも本部という小さな単位で調査実施を進めていきます。

研究の進め方

1.

会議の棚卸

2.

現状調査アンケート

3.

結果の分析 　問題点考察

4.

会議をテーマにワークショップを実施し意見を吸い上げる

5.

施策検討と導入準備

6.

施策導入 動向調査

目標

間づくられた会議の実現

研究結果

現状調査から導いたガイドラインを導入したことで、会議の開始・終わり時間を守れる会議が増加した。

空間：今回は未着手。次フェーズで検討
時間：「5分前終了」を意識することにより、終了時間の延長や開始時間への遅刻が減少した。
手間：ガイドラインで「事前資料」や「次回へのアクション確認」などを周知したが、なかなか浸透しなかった。

間づくり研究で分かったこと

社内外を含め、会議に対する悩みは皆ほぼ同じだった！
・時間を守れない、ゴールが達成されない、事前資料の配布が難しいなど、どの部署も悩みは似ていた。この悩みを解決できれば、多くの人がポジティブに会議に参加できる可能性がある。

ガイドラインで確実に効果を出すことができた！
・浸透しづらい項目もあったが、「達成できていない」という認識が強まったのはとても良い傾向。
・「ガイドライン配布→導入の呼びかけ→アンケートで反省→次回に反映させる」というPDCAを回すことで、それぞれの会議に合った形で改善に向けて動くことができた。

• 「５分前なので終わりましょう」という一言で、時間内に終わらせられるよう皆で意識できた。
• 事前に会議の情報を共有しておくことで、話が脱線しても軌道修正できたり、返答がスムーズに頂けて早く終了できるようになった。
• ガイドラインを意識することで、会議内でTodoを確認することができ次回への行動につながった。
• 目的とゴールは明確にして進めようという意識はついた。ただ、議論が白熱すると時間の意識がどうしても弱くなってしまう。進行者がどれだけ意識して進行するかによって会議の質が大きく変わる。

研究参加メンバー

プロジェクトリーダー

プロジェクトメンバー