間づくり研究所

2023.10.25

第2回間づくり研究会リポート～会議ワークショップ～

会議ワークショップ～効果的な会議をみんなで探求しよう！～

第2回間づくり研究会会議ワークショップ～効果的な会議をみんなで探求しよう！～

間づくり研究所（コマニー株式会社主催）は、8月9日水曜日に、効果的な会議を追求することを目的とした「第2回 間づくり研究会　会議ワークショップ～効果的な会議をみんなで探求しよう！～」を開催しました。本イベントは小松本社会場とオンライン会場のハイブリッド形式で開催され、社内・社外から100人を超える参加者が集まりました。ワークショップを通して、参加者それぞれの会議に対する疑問や悩みを洗い出し、効率の良い会議の実現に向けた意見交換を行いました。

【目次】
・研究テーマ「会議改革」について
・研究会の様子
・研究会を終えて
・最後に

研究テーマ「会議改革」について

どの組織でも毎日のように行われている「会議」ですが、時間が取られる、予定通り終わらない、意見を言いづらい等の理由で、ネガティブなイメージを持っている方が多いのではないでしょうか。会議改革チームでは、そのネガティブな意見を追求・改善することにより、効果的で充実した会議（間づくられた会議）の実現を目指しています。

会議改革チームメンバー

研究会の様子

イントロダクション

まずはじめに、間づくり研究所所長の塚本直之より、間づくり研究所についての概要を説明させていただきました。間づくり研究所は2023年4月10日（よい間の日）に開所し、コマニー株式会社に集う1,400人全員が研究員となり、間づくりの追求と実践を積み上げていきます。「間」とは二つ以上の要素が生成する関係性、「間づくり」とはすぐれた間を生成する事です。

間づくり研究所は活動の4つの柱として、IDEA（Input 教育、Dialogue 対話、Engagement エンゲージメント、Action 実践）を掲げており、今回の研究会はDialogue 対話にあたります。

インプット～経営企画本部における会議の現状調査結果～

続いて木田より、チームメンバーの所属する経営企画本部で行った、会議の現状調査アンケートの結果報告を行いました。間づくりの要素である「空間」「時間」「人間」「手間」の視点から会議に関する様々な質問を用意し、それぞれの達成率を調査しました。

その中で、経営企画本部では大きく2つの問題があったことを報告しました。

①開催時間が守られていない

調査期間2週間のうち、経営企画本部では96種類の会議が行われていました。その中で、なんと約半数の会議(47会議)で開始時間が遅れている事が発覚しました。さらに、開催時間が遅れた会議は、「終了時間が遅れた」「会議のゴールが未達成だった」などほぼすべての質問項目でネガティブな回答が増加し、時間を厳守するための施策が必要だと分かりました。

②人数が増えるほど会議への参加意識が低くなる

会議の参加者を8人未満と8人以上に分けて傾向を調査したところ、8人以上の場合に各質問でネガティブな回答が増加している事が発覚しました。(8人は、経営企画本部を課で分けた時の最大人数。）皆さんも人数が多い会議に参加した際に、「自分1人くらい遅れて参加してもいいだろう」「発言しなくても問題ないだろう」と感じることはありませんか？このような参加意識の低さを改善するために、参加者1人1人の役割を明確にすることや、議題やゴールを事前に共有して全員でゴールを目指すための施策が必要だと分かりました。

続いて遅野井よりワークショップの導入として、考え方のヒントやワークショップの進め方を説明させていただきました。「会議前」「会議中」「会議後」それぞれのタイミングにおいてどのような状態が理想であるかを考え、現実とのギャップを洗い出し、その原因を深堀りしていきます。「今の状態が当たり前だから」といった固定概念を取り払い、どのような会議であればポジティブに参加できるかを考えていただきたいという事をお伝えさせていただきました。

ワークショップの様子

ワークショップはブレインストーミングの形式で行い、現地の方は模造紙に付箋を貼り、オンラインの方は付箋ツールを使用して行いました。

  • 黄色の付箋…会議に対して疑問に感じることや悩んでいる事
  • 青色の付箋…疑問や悩みの元になっている問題点
  • ピンクの付箋…問題点に対する改善策

やはり会議に対してネガティブな印象を持たれている方が多いようで、黄色の付箋がすさまじいスピードで増えていきました…(笑)しかし青の付箋で問題点の根本を知ることにより変化させるべき点が見え、改善点のピンクの付箋も少しずつ増えていきました。

また、今まであまり問題視していなかった部分に関しても、改善の余地があるという事に気付いていただく事ができました。

様々な部門の方が参加されたことで「私の部門ではこのように対策しています！」というようなアドバイスも飛び交い、議論が白熱していたグループも多かったようです！

研究会で出た意見の傾向

ここで、皆さんに書いていただいた付箋の中で、特に意見が多かったものをご紹介します！

ワークショップの付箋より抽出。

他にも沢山のご意見を頂きましたが、上記の意見はほとんどのグループで共通して挙げられていました。部門や会社が違っても、皆さん同じような内容で悩んでいらっしゃることが分かります。逆にこの点を克服できれば、多くの人がポジティブな気持ちで会議に参加できるようになるかもしれませんね！

皆さんのアンケートから抽出したワードクラウド。スコアが高い単語を複数選び出し、その値に応じた大きさで図示しています。

感想発表

ワークショップの後は、グループで話し合ったことや感想を発表していただきました。会議のあるあるで共感したり、自分のグループでは出なかった新しい視点に気付いたり…。会議改革チームでも出ていなかった新たな意見も沢山いただく事ができました！

クロージング

最後に所長の塚本直之より、締めの挨拶をさせていただきました。

研究会の中で生まれた「こうした方が良くなるんじゃないか」という考えを実践していただき、失敗や成功を積み重ねて皆さんで間づくりしていきたい！今回のようなイベントを通して間づくりを世界に広めていきたい！という事をお伝えさせていただきました。

研究会を終えて

研究会後のアンケートから、参加された方の感想を一部ご紹介させていただきます。

  • 参加することが楽しみになる会議にすることが、間づくりになるのだと思いました。
  • 皆同じことを思っていたのだと気付きました。
  • 改めて、若いメンバーなどと話し合うことが大事だと思いました。
  • 人によって発言力のパワーバランスがあるということに気付きました。
  • やりがいを持ってもらう会議をするべきだと思いました。
  • 会議の課題は多くあり、改善することが必要だと感じました。
  • 他部署、他会社との交流は刺激になりました。
  • 主催者側になってみることが大事ということを改めて感じました。

研究結果や今後の展開については、間づくり研究所のWEBサイトにて発信していきます。会議改革以外のテーマや、研究会をはじめとしたイベントついても随時掲載していきますので、ぜひ定期的にご覧ください！

最後に

研究会を通して、「効率的な会議とは何か」を見つめ直すことができたでしょうか。会議は多くの人が毎日参加し、働くうえでは避けて通れないものだと考えています。会議を改善することによって時間の削減やチーム内の信頼関係に繋がり、仕事を大幅に効率化させることができます。ポジティブな気持ちで会議に参加できる方が1人でも増えるように、皆さんにも変化を恐れずチャレンジしていただきたいです。

会議に限らず様々な物事に対して、間違っているのでは？間が抜けているのでは？と疑問に思う姿勢を持っていただき、これからも間づくり研究所とともに「すぐれた間」を追求していきましょう！

ではまた、次の間づくり研究会でお待ちしております！