12月5日に、「会議の間づくり研究成果報告会～コマニー全社で取り組んだ理想の会議への第一歩とその成果～」を開催しました。このイベントでは、2024年3月から11月にかけて実施した「研究No.011 会議改革フェーズ2」の取り組みと成果と発表しました。
▶「会議の間づくり 研究成果報告会」のアーカイブ映像はこちら
https://youtu.be/RZ8MrRaSzVk
▶「会議改革フェーズ1 成果報告会」の記事はこちら
https://mazukuri.comany.co.jp/event/report004/
会議改革フェーズ2の成果報告
初めに、会議改革の趣旨について説明させていただきました。
「会議」は多くの人が毎日のように参加するものであるのに、時間がとられる、予定通り進まない、発言しづらいなどネガティブなイメージがもたれがちです。このネガティブの原因を改善し、多くの人に良い影響を与えられる「間づくられた会議」の実現を目指し、研究を行ってきました。
研究内容
フェーズ1はトライアルとして経営企画本部のみで実施しましたが、フェーズ2はコマニーの全従業員 約1,200名に向けて活動を展開しました。全社を巻き込んで研究を進めていくにあたり、各部門から選出された20名のリーダーと共に、調査と周知を行ってきました。
調査を行っていく中で、社内の会議に4つの課題があることが分かりました。それに対する施策として、フェーズ1でトライアルとして作成した「会議ガイドライン」を全社版にアップデートし、社内にあるすべての打ち合わせスペースに設置しました。
■コマニー流 会議を間づくる4つのポイント
- まずは議題とゴールの共有から
- ゴール達成を他人まかせにしない！全員で協力しよう
- 決定事項とアクションを明確に
- 5分前終了！時間を守ろう
研究から得られた知見
ガイドライン導入前後の期間で、全従業員を対象にアンケートを実施して効果測定を行いました。全26問の質問項目に対し、すべての項目でポイントが向上し「間づくられた会議に近づいた」という結果になりました。
さらに、ガイドラインの導入によって新たな波及効果も生まれました。
会議の開催方法や目的は部門によって様々ですが、それぞれの事情に合わせてガイドラインを活用していただいています。
各部門リーダーによるパネルディスカッション
ガイドライン導入後にコマニーの会議にどのような変化が起きたのか、各部門のリーダーの皆さんとディスカッションを行いました。
各部門のリーダーの声
・「議題とゴール」を会議の冒頭に共有することで、話が脱線することがなくなり、会話の質も上がった。
・今までは話したい議題を詰め込みすぎて時間内に終わらないことが多かったが、時間内に解決できる議題の量と時間設定を意識することにより、スッキリ終わることができている。
・ファシリテーターだけが一方的に話している会議が多かったが、メンバーの参加意識が向上したことにより活発な意見交換ができている。
・お客様が来社された際に、ガイドラインを見て「これなんですか？」「うちの会社でもやってみます！」というような会話のきっかけになっている。
まとめ
ガイドラインを導入することで、今までは意識すらしていなかった会議の問題点に改めて気づくことができ、多くの従業員に「会議をより良くしよう」という意識をもっていただくことができました。
「会議」というと、開催方法がある程度固定化されていて、そう簡単に変えられないというイメージがあるかもしれません。しかし「少しだけ時間を意識する」「少しだけ資料に文章を追加する」など、間づくりの要素である「ひと手間」を意識することによって、会議のネガティブなイメージを大きく変化させることができました。
今後も「間づくられた会議」をさらに増やしていけるよう、ガイドラインの周知を継続していきます。